Adoptée par le Conseil de la FMOQ le 29 septembre 2007
Prise d’effet : le 15 décembre 2007
Mise à jour le 29 septembre 2018 pour des amendements de concordance avec les nouveaux statuts et règlements de la FMOQ adoptés par le Conseil le 29 septembre 2018
Objectifs
La Fédération des médecins omnipraticiens du Québec (FMOQ), constituée en vertu de la Loi sur les syndicats professionnels, est présente dans tous les dossiers concernant l’organisation des soins, la formation du médecin omnipraticien et la définition des rôles que ce dernier doit jouer dans le réseau de la santé au Québec. La FMOQ est dirigée par un Conseil général formé des délégués qui représentent chacune des 19 associations affiliées à la Fédération et qui élisent les membres du conseil d’administration, à l’exception du président, qui est élu au suffrage universel. La FMOQ reçoit de chaque omnipraticien inscrit à la Régie de l’assurance maladie du Québec, via le prélèvement autorisé par la formule Rand, la cotisation annuelle déterminée par le Conseil.
La FMOQ vise à maintenir les plus hauts standards en matière de gouvernance. Dans cette perspective d’excellence, le Conseil a adopté La politique sur le traitement des plaintes à l’égard de la gestion financière de la FMOQ
Les principes de cette politique sont :
- le maintien d’une culture d’intégrité ;
- l’application et le respect des principes comptables et des normes d’audit acceptables en se référant aux pratiques exemplaires en la matière ; et
- l’indépendance de l’auditeur indépendant par rapport à la direction de la FMOQ.
Présentation de plaintes ou préoccupations
La Politique établit que tout membre d’une association de la FMOQ ou tout employé de la FMOQ qui voudrait porter une plainte ou exprimer une préoccupation au sujet de la comptabilité, des contrôles comptables internes ou d’audit de la FMOQ doit s’adresser de façon anonyme ou non au comité d’audit de la façon suivante :
- par courrier, portant la mention Personnel et confidentiel
- adressé au président du comité d’audit ou, le cas échéant, au directeur du service juridique
- Fédération des médecins omnipraticiens du Québec
3500, boulevard de Maisonneuve Ouest,
bureau 2000 Westmount (Québec) H3Z 3C1
Traitement de la plainte
Le comité d’audit procède lui-même à un examen préalable de la plainte afin de vérifier si elle porte sur la gestion financière de la FMOQ.
Il peut également rejeter la plainte si cette dernière, à première vue, est frivole, fantaisiste, vexatoire ou faite de mauvaise foi.
Si la plainte adressée ne concerne pas la gestion financière de la FMOQ, elle est transmise au directeur général ou au conseil d’administration pour traitement adéquat.
Rôle du comité d’audit
Le comité d’audit doit enquêter de manière diligente sur toute plainte ou préoccupation sérieuse qui lui aura été transmise. Il a le pouvoir de rencontrer toute personne qui pourrait l’informer sur la plainte et les circonstances l’entourant, consulter les livres comptables, les écrits, la correspondance, les notes ou documents électroniques nécessaires à l’exercice de son mandat.
À la fin de l’enquête, le comité d’audit émet toute recommandation appropriée à la direction, à l’auditeur indépendant ou au directeur du service de la comptabilité, selon le cas, et fait le suivi des recommandations jusqu’à son entière satisfaction.
Le comité d’audit conservera, pour une durée de cinq ans, un registre de toutes les plaintes reçues et de toutes les préoccupations exprimées, des enquêtes effectuées ainsi que des mesures prises à leur égard. Le comité d’audit en fera rapport au conseil d’administration et au Conseil.
Confidentialité
L’identité d’un plaignant qui a transmis de bonne foi et de façon non malicieuse une préoccupation en vertu de la présente procédure demeurera confidentielle, à moins que le plaignant n’autorise expressément la communication ou que la loi ne l’exige.
Représailles
Aucune mesure de représailles ou disciplinaire ne sera prise par la FMOQ contre un plaignant qui a formulé une plainte relativement à la qualité de l’information financière, pourvu que la communication de cette plainte ait été formulée de bonne foi et de façon non malicieuse.
Communication
La présente procédure est communiquée à tout administrateur, dirigeant et employé qui est susceptible de la mettre en application, et elle apparaît dans le rapport annuel destiné aux membres.
Politique sur le traitement des plaintes à l'égard de la gestion financière de la FMOQ (PDF)