Programmes clés en main

31 octobre 2023

Modalités d’application

Depuis le 1er juillet 2013, tout programme de formation « Clés en main » ne peut être utilisé dans le cadre des activités de formation tenues sous l’égide de la FMOQ qu’à condition d’avoir été analysé et déclaré valide quant au respect de l’approche méthodique. Cette analyse est faite par un membre de la direction de la Formation professionnelle ou par un mandataire qu’elle nomme aux frais de l’organisme désireux de promouvoir ce programme.

Nous favorisons dorénavant l’implication d’un mandataire dès le début du développement d’un programme « Clés en main ». Celui-ci suivra chaque étape du développement du programme au sein du comité scientifique et s’assurera du respect de l’approche méthodique. Cette implication d’un mandataire dès le début du processus sera obligatoire. Ainsi, tout programme soumis à la direction de la Formation professionnelle pour lequel un mandataire n’aura pas participé à l’élaboration du contenu sera refusé.

Important : Une compagnie pharmaceutique peut soumettre un seul programme par diagnostic (sujet) par année.

Le processus de conception et de validation de chaque programme sera effectué selon la séquence suivante :

1. Élaboration du programme

L’élaboration du programme devra respecter l’approche méthodique et comprendre les éléments suivants :

• Le thème ou le titre souhaité du programme « Clés en main » à élaborer ;
• La population cible ;
• L’évaluation des besoins (modalités, nombre de participants, représentativité du Québec) :
• Pour un sondage effectué au Québec seulement, le nombre minimal de répondants devra être de 75 omnipraticiens ;
• Pour un sondage effectué au Canada, le nombre minimal de répondants devra être de 150 omnipraticiens, dont au moins 30 % du Québec ;
• L’évaluation des besoins est valide pour 2 ans ;
• La composition du comité scientifique (spécialité, milieu d’exercice) ;
• Le comité scientifique devra comprendre un mandataire de la FMOQ, un expert québécois ainsi qu’un membre de la population cible soit un médecin de famille du Québec ;
• Le format du programme ;
• L’organisation médicale responsable de l’élaboration du programme et de la rémunération du comité scientifique (questionnaire à remplir) ;
• Le nom de l’organisme subventionnaire ;
• La divulgation de conflits d’intérêts potentiels des membres du comité scientifique et du comité organisateur ;
• Les objectifs d’apprentissage ;
• Le respect du code d’éthique du CQDPCM ;
• Le mandataire désigné transmettra un compte-rendu régulier à la direction de la Formation professionnelle qui supervisera les étapes du projet.

2. Contenu du programme

Le contenu du programme devra respecter les critères suivants :

• Si une étude sur un produit est citée, les études disponibles des produits de la même classe doivent également être citées ;
• Si une classe de médicament est suggérée, les autres classes qui sont recommandées par les lignes directrices doivent être mentionnées ;
• Si une ligne directrice est citée, la citation doit être complète et le niveau de preuve pour la recommandation d’un médicament doit être inscrit ;
• Il ne doit pas avoir de mention de nom commercial seul dans une présentation. Si le nom commercial est mentionné, le nom scientifique doit être ajouté ;
• Les médicaments ou produits doivent être nommés en ordre alphabétique ;
• Si des cas cliniques sont utilisés, choisir des cas représentatifs de ce que l’omnipraticien rencontre dans sa journée type et non pas des cas particuliers qui favorisent l’utilisation d’une molécule précise ;
• Les médicaments ou classes doivent avoir une place équitable et équilibrée. Attention aux couleurs et à la grosseur des caractères ;
• S’assurer que tous les P et N soient inscrits lorsque des études sont présentées. Les P doivent être de même grosseur et couleur, qu’ils soient statistiquement significatifs ou non. Si non disponibles, inscrire « Non disponibles » (avec le même caractère).
• L’ajout d’une vidéo devra d’abord être soumis pour validation, avant le tournage, sous forme de script en format PPT. Les diapositives du script seront ajoutées à celles du programme pour déterminer les frais de la validation. Un maximum de 10 minutes de vidéo est permis par tranche d’une heure.  Les vidéos doivent être complémentaires au programme et ne pas être développées pour être présentées comme un programme autonome. 
• Les collatéraux doivent être soumis pour validation, le cas échéant (guide de conférencier, guide du participant, ou tout autre document en lien avec la demande de validation du CEM)

3. Validation externe

• Le mandataire de la FMOQ assistera à une première activité du programme.
• Il remplira ensuite une grille détaillée et uniformisée d’évaluation.
• Il proposera parfois certains ajustements.
• L’ensemble du contenu de tout programme soumis devra être validé. Si, pour un même programme, il existe une version abrégée et une autre intégrale, c’est la version intégrale qui devra faire l’objet d’une validation externe.
• En conformité avec le Code d’éthique du CQDPCM, les personnes-ressources devront être rémunérées par une organisation médicale.
• La date de la validation externe doit correspondre à la première activité du programme tenue au Québec. Conséquemment, aucune activité ne peut avoir lieu sur le territoire avant la validation externe. Les demandes d’accréditation ne peuvent être soumise qu’après la validation officielle du programme. 

4. Répertoire des programmes « Clés en main »

• À la lumière de cette évaluation, le programme est validé s’il répond à l’ensemble des critères de l’approche méthodique.
• La décision est transmise au requérant.
• La validation est effective pour une durée de deux (2) ans. Si aucune demande de revalidation n’a été établie au moins un (1) mois avant la période de fin de validation, le programme sera retiré automatiquement.
• Notre réseau est informé de tous les programmes « Clés en main », qu’ils soient validés ou non.
• Les programmes « Clés en main » validés sont ajoutés à notre répertoire « Clés en main », sur notre site Internet.
• Aucune activité d’un programme « Clés en main » ne recevra une accréditation des associations de notre réseau tant que la validation ne sera pas effectuée.
• Pour chaque activité subséquente du programme « Clés en main » validé, une demande d’accréditation doit être faite auprès du responsable local ou régional où l’activité a lieu. Les frais d’accréditation de ces activités doivent être payés auprès de l’association concernée.
• Toutes les activités subséquentes du programme « Clés en main » doivent être évaluées en ligne. L’accès à notre plateforme d’évaluation est possible sur notre site Web (www.fmoq.org), sous l’onglet Formation > Évaluer une activité, ou directement à l’adresse suivante : evaluation.fmoq.org. Il suffit d’entrer le numéro d’activité.
• La FMOQ exige que toutes les activités de formation tenues au Québec et liées à un programme « Clés en main » fassent l’objet d’une demande d’accréditation et respectent le Code d’éthique du CQDPCM. De plus, considérant le biais commercial potentiel, aucun questionnaire ou sondage, avant ou après l’activité, ne pourra être soumis aux participants par le subventionnaire, à moins de faire partie intégrante du programme ayant fait l’objet de validation par la FMOQ. Advenant que la FMOQ soit informée d’un manquement à une de ces clauses, la validation du programme sera révoquée.
• Toute activité de formation utilisant un programme « Clés en main » validé par la FMOQ devra être une activité accréditée par la FMOQ. La diffusion ne pourra jamais prendre la forme d’une AAA (autre activité d’apprentissage, OLA en anglais) non accréditée.
• Aucune modification du programme « Clés en main » validé ne pourra être faite par le conférencier lors des activités organisées dans le réseau.

Le coût de l’ensemble du processus d’évaluation d’un programme « Clés en main » est précisé dans la grille tarifaire (taxes en sus) annexée au présent document. Si la FMOQ est l’organisation médicale responsable de la rémunération des personnes-ressources lors de la validation externe, des frais supplémentaires devront être établis au préalable en sus des coûts de la grille tarifaire de la validation.

Personnes-ressources au sein de la FMOQ pour l’évaluation des programmes « Clés en main »
D^re Isabelle Noiseux, directrice adjointe de la Formation professionnelle
inoiseux@fmoq.org

D^re Karine Talbot, conseillère médicale à la Direction de la Formation professionnelle
ktalbot@fmoq.org

M^me Danièle Nadeau, Coordonnatrice au développement des programmes Clés en main, Direction de la Formation professionnelle
dnadeau@fmoq.org

Fédération des médecins omnipraticiens du Québec
2, Place Alexis Nihon, 20^e étage – 2000-3500, boul. de Maisonneuve Ouest
Westmount (Québec)  H3Z 3C1
Tél. : 514 878-1911, sans frais : 1 800 361-8499 – Télécopieur : 514 878-4455

Grille tarifaire FMOQ Programme « Clés en main »

* Des frais supplémentaires seront exigés pour tout programme avec plus de 75 diapositives au prorata de l’excédent.

Précisions :

Tout organisme qui soumet un programme pour validation sans une étude de besoins répondant aux critères décrits au point 1 devra, s’il désire poursuivre le processus, répondre à une des conditions suivantes :

1. Faire effectuer une étude de besoins par la FMOQ : coût supplémentaire (renseignez-vous auprès de la direction de la Formation professionnelle) 
   ou 
2. Effectuer lui-même l’étude de besoins. Le contenu et le processus d’évaluation des besoins devront être approuvés par la direction de la Formation professionnelle de la FMOQ.

Programme en ligne :

• Pour tout programme « Clés en main » qui comportera une version en ligne, celui-ci devra répondre à la politique de reconnaissance des activités éducatives de la FMOQ.
• Si un programme en ligne accompagne le programme en présentiel, le programme doit avoir son propre lien URL et ne pas être dirigé vers la plateforme du subventionnaire ou vers celle de l’organisation médicale. Le programme en ligne ne doit pas être lié à aucun autre document qui n’aurait pas été préalablement validé par la FMOQ.
• Renseignez-vous auprès de la direction de la Formation professionnelle pour connaître le coût supplémentaire associé à la révision de la version en ligne du programme si elle excède 75 diapos.
• L’enregistrement des présences doit se faire par le biais d’un « pont informatique » permettant l’enregistrement automatisé des crédits de nos membres. Ainsi, tout membre qui aura complété et réussi le parcours du programme en ligne verra ses crédits inscrits sur son relevé d’activités dans son plan d’autogestion de développement professionnel continu de la FMOQ.
  • Renseignez-vous auprès de la direction de la Formation professionnelle pour connaître les frais.
• Tout format de programme en ligne qui sera en compétition directe avec notre plateforme de formation Caducée ne sera pas accrédité par la FMOQ.
• Un lien unique et direct doit mener au programme, sans aucune publicité ni lien avec le subventionnaire.

Révision d’un programme validé :

• Un programme « Clés en main » déjà validé qui fait l’objet d’une mise à jour pendant la période de validation doit être soumis à la FMOQ pour une révision.
• Une seule révision pourra être soumise par période de validation de deux (2) ans.
• La modification du contenu ne peut excéder 10 % du contenu initial.
• Cette révision ne prolonge pas la durée de la validation initiale du programme.
• Coût : renseignez-vous auprès de la direction de la Formation professionnelle.

Revalidation d’un programme :

• Si vous désirez faire revalider un programme « Clés en main », les renseignements suivants doivent être soumis un (1) mois avant la date d’expiration de la validation du programme :
• Une étude de besoins mise à jour ;
• Adapter le programme, si nécessaire, en fonction des besoins mis à jour ;
• La modification du contenu du matériel ne doit pas excéder 20 % par rapport au contenu initial. Au-delà de ce ratio, le programme sera considéré comme un nouveau programme « Clés en main ».
  • Coût : renseignez-vous auprès de la direction de la Formation professionnelle.
  • Sans réception de ces documents, le programme sera retiré de notre site.
  • Ce processus permet de revalider le programme pour 2 ans